Özlük işleri uzmanı, çalışanın evraklarının eksiksiz olmasını sağlar ve çalışanın tüm bilgilerini gerekli yerlere bildirir ve/veya insan kaynakları sistemi kullanıyorsa sisteme girişini yapar. Personelin özlük dosyalarının
güvenliğinden, tam olmasından özlük işleri uzmanı sorumludur.
Özlük
dosyaları, kanunlar karşısında son derece önemlidir. İşçi-işveren arasındaki
davalarda ispat niteliğindedir.
Sözleşmeler,
işe giriş süreçlerinin takibi, giriş çıkış takipleri (puantaj kontrolleri),
yıllık ve mazeret izinleri, sağlık raporları takip ve kontrolleri, işe giren ve
işten ayrılan, çıkarılan çalışanların işlemlerinin yürütülmesi süreçleri ile
devam eder.
Özlük
işleri uzmanı ya bordro süreçlerini de özlük işleri ile birlikte yürütür ya da
bordro süreçleri ile ilgili olarak ayrı bir uzman ile koordineli olarak
çalışır. Bu durum kurumların çalışan sayılarına göre değişir.
İş
Kanunu ve SGK mevzuatı bilgisine hâkim olması gerekir.
İşyerinde,
toplu iş sözleşmesi düzenlenmesi halinde, toplu iş sözleşmeleri hakkında da
bilgi sahibi olması gerekir.
İş
Kanunu’nun tüm detaylarını en ince ayrıntısına kadar bilme zorunluluğu, özlük
işleri uzmanını diğer insan kaynakları süreçlerinde çalışan uzmanlardan ayıran
en önemli farktır.
Bir
adayı işe alırken uyulması gereken kanuni hükümler, çalışanın tüm sosyal
hakları, izinler, sağlık, iş kazası gibi
devamsızlıkları ile ilgili oluşabilecek durumlarda vereceği kararlar, çalışanın
işten ayrılırken hesap edilmesi gereken hak, ödeme vb. hakkında bir bordro
uzmanı kadar bilgisinin olması, resmi kurumlar ile yürütülecek tüm işler
hakkında bilgi sahibi olması gerekliliği, özlük işleri uzmanlarının diğer insan
kaynakları süreçlerinde çalışanlardan daha fazla mevzuat bilgisine sahip
olmasını gerektirmektedir.
Bordro
işleri de özlük işleri uzmanının sorumluluğunda ise bordro tahakkuk ettirme
konusunda da detaylı bilgi sahibi olmalı, tüm tahakkuk işlemlerine hâkim, fazla
mesai, sosyal haklar, kanuni kesintiler, ek ödemeler, vergi mevzuatı, borçlar
hukuku gibi hukukun farklı yönleri ve detaylı matematik ve muhasebe bilgisine
de sahip olması gerekmektedir. Aylık maaş, prim ve diğer yan hakların
tahakkuklarının yapılması, kontrol edilmesi ve çalışanların hesaplarına
yatırılması işlemlerinin özenli ve dikkatli bir şekilde yapılması gerekir.
Özlük
işleri uzmanı, kanun, mevzuat, kararnameleri takip edebilecek, detaylara önem
veren, dosyalama ve arşiv işlerini yönetebilecek, iletişimi kuvvetli bir yapıya
sahip olmalıdır.
FİLİZ ERBOĞA
İK
Danışmanı / Profesyonel Koç